TEDARİK ZİNCİRİNİN KRİTİK SÜREÇLERİNDE KIRBAÇI (KAMÇIYI) YÖNETEN KİM… ?

Günümüz piyasa koşullarında çalışmak bir bakıma zifiri karanlıkta yürüyerek yolculuk etmeye benzer. Üstelik bu yolculukta elinizde pili bitmek üzere olan bir fener ve etrafınızda çukurlar, taşlar ve engeller var… Elinizde de bir pusula bile yok…  Hava koşullarının soğuk, karlı ve fırtınalı olması da işin cabası…. Öte taraftan sizin bir an önce rakiplerinizden önce hedefe ulaşmanız gerekiyor. Piyasa koşullarındaki değişkenlik ve belirsizlikteki olağanüstü artış, talep belirsizliği ve değişkenliğinde artış bir bakıma yukarıdaki senaryoya birebir benziyor…  Bu durumda talep belirsizliği ve değişkenliğinde artışı bir kırbaca benzetirsek, bu kırbacı yöneten kim?..  Yani tedarik süreçlerinde talep belirsizliğinin bir sonucu olarak ortaya çıkan kırbaç kimin elinde. Kırbaç etkisi nasıl bir etkidir ve en çok kimleri etkiler? Siz bu durumda talepteki aşırı belirsizlik ve değişkenliği nasıl ve ne şekilde çözerek (kırbacı ele alarak) tedarik zincirinizi yöneterek işinizi başarabileceksiniz?...Nasıl??

Günümüzün hızla değişen piyasa koşullarında tüm karmaşa ve karışıklığı içinde barındıran üretim sistemlerinde tedarik zincirinde kritik süreçlerin yönetimi son derece önemlidir. Etrafımıza şöyle bir bakalım örneğin; hava trafik yoğunluğu fazla olan bir havalimanında bunu net olarak gözlemleyebilirsiniz…Koşuşturan tedarikçi personel, taşıtlar, tüm tedarikçiler ve alana yanaşan uçaklar ve diğerleri…. Zaten sabahleyin trafiği çıktığımız anda yaşadığımız tüm taşıma işlemleri ve lojistik süreçleri de bizi bir bakıma tedarik süreçlerinin bir parçası haline getirmiyor mu?.. Tüm bu koşuşturmalar ne için?.. Elbette zincirin bir parçası olarak başta operasyonel süreçler olmak üzere tüm süreçleri yönetmek için..  Zincirde yer alan; hammadde sağlayıcı, yarı mamul sağlayıcılar, perakendeciler ve diğerleri ana tedarikçi ve üretici işletmeyle oluşan/oluşacak müşteri talebine göre karar vererek süreçleri yönetirler. Bu bağlamda tedarikçi ilişkilerinin iyi yönetilerek tedarikçiler arasında güçlü bir iletişim kurulmalıdır. Bunun içinde tedarikçi seçimi son derece önemlidir. Tedarik zincirinin yönetilmesi bir bakıma müşteri talebine göre zincirdeki süreçlere göre işlemlerin çok kısa süre içerisinde etkili ve verimli bir şekilde yapılması anlamına gelmektedir. Bu bağlamda özellikle tedarik ve bu zincirdeki tedarikçilerinin ana tedarikçi (üretici) işletmenin kontrolünde yönetilmesi önemlidir. Tedarik zincirinde yönetim boşluğu olması (talebin belirsizliği) durumunda zincirin başarılı bir şekilde yönetilmesi mümkün görünmemektedir. Fizik kuralı gereğince; ”bir yerde boşluk olduğu takdirde ya hava ile ya da suyla dolar” bu bakımdan denetim boşluk kabul etmez. Aslında bir bakıma hayat boşluk kabul etmez. Bu boşluk üretim sisteminin ana işletmesi tarafından doldurulmadığı takdirde başka tedarikçiler veya piyasa aktörleri tarafından doldurulacaktır. Ya da boş kalacaktır. Bu durum işletme açısından büyük bir risk taşıdığı için özellikle ana işletme açısından sürdürülebilir değildir. Tedarik zinciri yönetimi için zincirdeki tüm işlemlerin yönetim süreci olarak yeniden tanımlanması gerekir. Örneğin bir tedarik zincirindeki yeri tedarikçi planlaması tedarikçi seçimi, lojistik yönetimi, elleçleme gibi çeşitli faaliyetlerden meydana gelmektedir. Bu faaliyetlerin etkili ve verimli bir şekilde planlanmaması durumunda istenen sonuçlar elde edilmeyecektir. Bu durum işletme açısından beklenen sonuçları ortaya sonuçların ortaya çıkmasını etkiler. Böylece işletme süreçleri yönetilemez duruma gelecektir. Tedarik  süreçleri yönetimindeki boşluk başka işletmeler tarafından veya tedarikçileri tarafından doldurulacaktır. Bunun sonucunda meydana gelebilecek aksaklıklar işletmenin zincire yönetememesi anlamına gelmektedir. Şüphesiz hiçbir tedarikçi tedarik zincirindeki böyle bir duruma müsaade etmeyecektir.

Tedarik zincirinde üretim sürecinde girdilerde yer alan hammadde ve yarı mamullerle birlikte üretimle ve dağıtımla değer zincirinde yer alan tedarikçi, üretici, dağıtıcı, perakendeci ve müşteriler arasında malzeme, ürün, para ve bilgiyle ilgili işlemler yönetilmektedir. Tüm zincirdeki ilişkilerin yönetiminde belirsizliklere bağlı olarak bir dalgalanmalar olacaktır. Bu bir kırbaç (kamçı) etkisidir. Kırbaç etkisi, tedarik zincirlerinde başta piyasa koşulları ve işletme tedarikçi ilişkilerindeki değişkenlik ve belirsizlik olmak üzere tedarik süreçleriyle ilginin bilginin yönetimi, aktarımı ve paylaşımı sırasında ortaya çıkabilecek aksaklıklar veya sorunlardan kaynaklanmaktadır. Kırbaç etkisi, tedarik zinciri boyunca olumsuz sonuçların ortaya çıkmasına neden olmakta ve durum zincirdeki ilk oyuncudan son oyuncuya doğru gidildiğinde giderek artarak başta talep ve üretim olmak üzere bilginin bozulmasına yol açarak başarısızlığa neden olmaktadır. Bu durumda tedarik zincirinin başından itibaren zincirdeki her oyuncu (işletme) yanlış, eksik, fazla; talep, kapasite, üretim ve stok bilgisi nedeniyle kayıp, israf, fire cezasını bir sonraki oyuncuya ve en sonunda da tüm cezaları en son oyuncuya yükleyecektir. Bu bir kırbaç etkisidir. Kırbaç etkisinde, tedarik zincirindeki tüm oyuncular yanlış ve eksik bilginin oluşumunda belirli miktarda etkili ve sorumlu olmakla birlikte kırbacın tüm etkisi en son oyuncuya olmaktadır.

Bu durum daha çok tedarik zincirinin etkin ve verimli çalışmaması sonucu ortaya çıkmaktadır. Kırbaç etkisinden zincirin kurtulabilmesi için mutlaka bilgi aktarımı ve paylaşımı konusunda iyi çalışan bir sistemin olması gerekir. Aşağıdaki şekilde geleneksel perakendeci tedarik zincirinde kırbaç etkisi görülmektedir.

Tedarik zincirinde iki türlü akış vardır. Bunlar; malzemelerin akışı ve siparişlerin akışıdır. Malzemelerin akışı üreticiden tüketiciye ve siparişlerin akışı da tüketiciden müşteriye doğru olmaktadır. İster siparişe göre üretim olsun, ister seri üretim olsun, üretmek için mutlaka bir sipariş (talep) bilgisine ihtiyaç vardır.  Bu bilgi tüketiciden üreticiye doğru tüm tedarik süreçlerinde piyasa koşullarının belirsizliği ve değişkenliği ve yanlış bilgi gibi sipariş dalgalanmalarına yol açar. Sipariş dalgalanmalarını karşılamak amacıyla tedarik zincirinde yer alan oyuncular bu değişime göre bir düzenleme yapacaklardır.

Konuyu bir örnekle açıklayalım Örneğin; ayakkabı sanayinde ayakkabı üretimini inceleyelim. Bu sanayide tedarik zincirinde Sipariş akışı; müşterilerden toptancı ve perakendeciye,  üretici firmalarına, kalıp, saya, tasarım ve tekstil firmalarına ve deri, taban, kalıp sağlayıcı firmalar doğru olmaktadır. Malzeme akışı ise; deri, taban, kalıp sağlayıcı, kalıp, saya, tasarım ve tekstil firmaları, üretici firmaları ile toptancı ve perakendeciye doğru olmaktadır.    Bu tedarik zincirinde ilk siparişi veren müşteri ayakkabı perakendecisi veya toptancısı piyasa değişkenliğine göre siparişi dalgalanmalı olarak mutlaka % olarak az veya fazla belirtecektir. Bu durumda müşteriler ayakkabı perakendecisi örneğin % +/- 3 lük bir sipariş verirse, bu sipariş bilgisi ayakkabı üreticisi, üretici firmalara iki katı yani % +/- 6 olarak yansıyacaktır. Ayakkabı üreticisi, ambalaj üreticisinin sipariş bilgisi, saya, tasarım ve tekstil firmalarına iki katı yani % +/- 12 olarak yansıyacaktır. Saya tasarım ve tekstil firmalarının sipariş bilgisi deri, taban ve kalıp sağlayıcı firmalara iki katı yani % +/- 24 olarak yansıyacak ve belki de daha fazlası. Bu sipariş yukardaki şekil incelendiğinde hammadde sağlayıcısı, değişen talep etkisine bağlı olarak sipariş dalgalanmalarını karşılamak amacıyla (artış ve azalışa bağlı olarak) üreticiden gelen değişime göre yeni bir düzenleme yapacaktır. Benzer şekilde ayakkabı üreticisi de değişen talep etkisine bağlı olarak sipariş dalgalanmalarını karşılamak amacıyla (artış ve azalışa bağlı olarak) üreticiden gelen değişime göre yeni bir düzenleme yapacaktır. Zincire bağlı olarak; elbise üreticisi perakendeciye ve perakendecide müşterinin moda ve tasarımcı isteklerine göre değişen talep etkisine bağlı olarak sipariş dalgalanmalarını karşılamak amacıyla (artış ve azalışa bağlı olarak) üreticiden gelen değişime göre yeni bir düzenleme yapacaktır. Bu süreç bu şekilde siparişler yukarı doğru, malzemeler ise aşağı doğru olacak şekilde devam edecektir…. Yukarıdaki şekildeki işleyiş sürecine göre Kırbaç Etkisi tedarik zinciri üyelerinin karar verme aşamasında yaptıkları eksik ve dalgalı talep bilgisinden kaynaklanan bir takım hataların sonucunda ortaya çıkmaktadır. Bu durum işletmelerde ölçülmesi çok zor olan verimsizliğe yol açarak tedarik zincirinin her üyesi için artan maliyetlere neden olmaktadır. Bu etkinin azaltılarak ortadan kaldırılması için işletmelerin buna sebep olan durumları yani belirsizlik veya değişkenlikleri belirlemesi gerekir. Bu sebepler arasında; tahmin hataları, talep tahmini metotlarının yetersizliği, talep tahminleriyle tedarik zinciri uyumsuzluğu, uzun tedarik süreleri, bilginin zincirde paylaşılmaması, sipariş miktarının fazla olması olarak sıralanabilir. Bu sebeplerden bir veya birkaçının bir arada bulunabilmesi ihtimali işletmelerin bu problemleri çözmek için uğraşmalarına neden olabilir. Ancak sebep ne olursa olsun kırbaç etkisini azaltmak için öncelikle bilginin merkezileştirilerek zincirdeki üyelerin arasında sağlıklı iletişimle paylaşımının sağlanması gerekir. Bu bağlamda tedarik zincirinde üretici kendi stok seviyesini bayisi ile paylaşmalıdır. Tedarik zincirindeki amacın; ürün hatalarını ve çevrim zamanını azaltarak, doğru talep tahminiyle stok maliyetlerin azaltılmasını sağlayarak müşteri tatminini artırmak olduğu düşünüldüğünde kırbaç etkisinin minimuma indirilmesinin zorunludur.

Tedarik zincirinde kırbaç etkisiyle faaliyet maliyetini azaltmak için; tedarik edilecek ürünün çeşitliliği arttırılarak sipariş sıklığı sağlanmalı, siparişlerin anlık takibi yapılarak yığın siparişler azaltılmalıdır. Tüm tedarik süreçlerinde; depolar, fabrikalar, işleme merkezleri, dağıtım merkezleri, ve ofisler ve satış mağazaları arasında bilgi akışı doğru bir şekilde talep bilgilerine göre yapılmalıdır.  Çünkü; yığın siparişlerde doğru bilginin aktarımında bazı güçlükler ortaya çıkabilir. Doğru bilgi aktarımında zincirdeki üyelerin aynı tahmin metotlarını kullanması ve aynı sipariş politikasını oluşturması ve siparişlerin kesin olması da kırbaç etkisini azaltır. Etkinin azaltılmasında tedarik zincirindeki işletmelerin kendi içlerindeki iletişimin de sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi önemlidir. Bunun için de, işletmede içindeki organizasyonel ilişkiler kuvvetlendirilmelidir. Ayrıca tedarikçiler arasında bütünleştirilmiş yeni bilgi sistemlerinin kullanılması ile tedarikçiler arasında bilginin iletilmesinde oluşabilecek gecikmelerin ve yanlış anlamaların azalmasıyla kırbaç etkisi hafifletilebilir.

Yukardaki tüm kurgu mevcut duruma göre tedarik zinciri süreçlerinin yönetilmesini öngörmektedir. Oysa gelişen bilişim teknolojileriyle birlikte yukarıdaki örneklerde anlatıldığı gibi tedarik zinciri süreçleri son derece karmaşık ve belirsizliklerle dolu işlemlerine artık bir çözüm var…Akıllı sistemler.. Akıllı sistemler, tedarik zinciri yönetimde bu belirsizliği ve belki de daha fazlasını ortadan kaldıracaktır… Akıllı tedarik zinciri yönetimiyle belirsizliklerin ortadan kaldırılması için birbirini tamamlayan işlemlerle sistem yönetilecektir… Nasıl mı?... Gayet basit … Tüm tedarik sistemi araçları otomasyon şeklinde ERP, MRP, SAP ve diğer yazılımlarla bulut bilişim sistemleriyle birbirlerine bağlı olarak çalışarak.. Müşteri talebi entegre bir yazılımla tüm tedarikçilere anında aktarılarak, depolardaki fabrikalara, işleme merkezlerine, dağıtım merkezlerine ve diğerlerine bilgi online olarak zamanında aktarılarak tüm sistemin entegre şekilde bir bütün olarak çalışmasıyla birlikte tüm israf, bekleme, kayıp ve hatalar önlenecektir… Sistem veri akışı ve verinin bilgiye dönüşümüyle birlikte bir bütün olarak yönetilecektir. Tıpkı kendi içerisinde başarıyla çalışan bir hastane, avm, banka sistemi gibi..  Bu bağlamda öncelikle, müşteri taleplerine bağlı olarak tedarik zinciri belirsizliğini önlemek için her müşteri grubunun taleplerini belirlemek için örneğin; veri madenciliği yöntemiyle veriler işlenerek bilgiye dönüştürülür. Bunun içinde müşteriyle ilgili; müşteri siparişlerinin karşılanma süresi, her ürün için üretim miktarı, hizmet seviyesi, ürün fiyatı,  ürün çeşitliliği ve ürün yeniliğiyle ilgili bilgiler akıllı tedarik sistemine aktarılarak ilgili tedarikçilerle akıllı mobil araçlarla anlık paylaşılarak yönetilmelidir. Örneğin; müşteri talebini oluşturan bir ürünün; depodaki, raftaki, yoldaki araçtaki, fabrikadaki miktar ve çeşitlerinin bilinerek uygun sipariş dağıtımının anlık olarak yönetilmesi gibi... Tüm bu süreçlerdeki sistem unsurlarının da akıllı tedarik zinciri sistemine entegre bir şekilde tasarlanarak işlerlik kazanması sistemin başarıyla çalıştığının somut bir göstergesi değil mi?... Akıllı tedarik sistemi örneğin; akıllı depo yönetim sistemleriyle her ürün diliminde benzer isteklere sahip ürün dilimindeki müşteri gruplarının istekleri talep belirsizliğini önlenerek tüm tedarikçilerle bilgi paylaşımı tamamen müşteri taleplerini karşılanmaktadır. Böylece ve tedarik zincirinin belirsizlik faktörlerine bağlı olarak çeşitli belirsizlik ve riskleri önlenmiştir.. Bunun sonucunda tedarik zincirinin hedef müşteri diliminin isteklerine göre karşılaması gereken talep miktarlarının farklılık göstermesi ortadan kaldırılmıştır. Sonraki aşamada akıllı tedarik sistemi tedarik zinciri duyarlılığı ve tedarik zinciri verimliliğine göre tedarik zincirinin sahip olduğu kapasiteyi gelişimiyle birlikte belirsizliklerin önlenmesiyle birlikte göre taleple tedarik zincirinin tam bir uyumuyla tedarik zinciri yeteneklerinin zincirin duyarlılığıyla birlikte verimliliği de artmıştır. Akıllı Çağın araçları; akıllı telefonlar, akıllı otomobiller, akıllı evler, akıllı şehirler, akıllı fabrikalar, akıllı depolar, akıllı marketler, akıllı hastaneler, akıllı okullar, akıllı bürolar, akıllı tedarik sistemleri, akıllı raflar, akıllı ofisler tüm sistemlerin birbirleriyle entegre olarak çalışmasına imkân sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Kurgusal olarak baktığımız zaman tüm bu süreçlerde bizim inisiyatif nerdeyse sıfırlanmıştır… Her şey bizim (kişi, kurum, müşteri, yönetici, çalışan…) olarak inisiyatifimiz dışında gelişmektedir. Sanki görünmez bir el (teknoloji…? ) her şeyi yönetmektedir.. Zaten teknolojiye hâkim olan bir bakıma dünyaya hâkim olmuyor mu? Bizim dışımızda gelişen böyle bir dünyada akıllı tedarik sistemi, akıllı fabrika ve akıllı üretim sistemleriyle birlikte şirket akıllıca yönetilebilir... Elbette böyle bir durumda bu tedarik zincirinde müşteri taleplerindeki belirsizliğe göre bir işletmenin tedarik zincirinde kırbaç etkisi sıfırlanmıştır artık… Bu uygulamak için çok fazla bir zamana da ihtiyaç yok gibi… Bu bağlamda birlikte oynanan tedarik süreçleri oyununda başarılı olabilmek için oyunun tek kuralı; tekno-kültüre dayalı, tekno-girişimcilik ve teknoloji okuryazarlığına dayalı şirket kültürü inovasyonundan geçmektedir. Tüm bu gelişmelere göre şekillenen bir dünyada işimizi şansa bırakarak kırbacın etkisini sürekli hissederek yaşamak mı ?.. Yoksa böyle bir etkinin olmadığı bir dünyada işi şansa bırakmadan akıllı tedarikle süreçleri akıllıca yönetmek mi?... Macera istemiyorsak tercihimiz  bir bakıma pek te bize bağlı olmaksızın, ikinci seçenekten yana olacak gibi… Ne dersiniz..?  Sevgiyle ve sağlıcakla kalın..